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Manual do Catálogo Municipal de Bases de Dados (CMBD)



Como ocorre a atualização dos dados do Catálogo Municipal de Bases de Dados - CMBD?


A atualização e inserção dos dados constantes no Catálogo Municipal de Bases de Dados – CMBD são de responsabilidade dos órgãos e entidades da PMSP, ficando a cargo da Divisão de Transparência Ativa, da Coordenadoria de Promoção da Integridade, unidade da Controladoria Geral do Município (CGM/COPI/DTA), a condução do processo de atualização, que ocorre através da comunicação com os órgãos e entidades da Administração Municipal, consolidação e treinamento dos pontos focais responsáveis nos órgãos e entidades por esta atividade, fornecimento dos links com as tabelas para atualização e compilação dos dados para disponibilização no Portal da Transparência e no Portal de Dados Abertos.


O processo de atualização do CMBD ocorre semestralmente, normalmente nos meses de maio e novembro, com a disponibilização das novas versões do Catálogo nos meses de junho e dezembro. Antes do processo de atualização é realizado um treinamento com os pontos focais já cadastrados, de forma a capacita-los na condução do processo interno de atualização das bases de dados catalogadas pelo órgão ou entidade.


Para a convocação do referido treinamento é feita uma primeira comunicação a todos os pontos focais e Chefes de Gabinete, no qual é informada a data da capacitação, e também uma solicitação de atualização dos pontos focais, caso necessário.


Após o treinamento, a atualização do CMBD tem início com a comunicação dos órgãos e entidades através de e-mails enviados aos Chefes de Gabinete e pontos focais das unidades. Esta comunicação inicial dá a oportunidade de indicação de novos pontos focais (caso necessário), mas terá como objetivo principal o fornecimento do link com o CMBD mais recente da unidade específica, onde serão feitas as atualizações sobre os conjuntos de dados já registradas no CMBD e também a inserção de informações sobre novas bases de dados catalogadas.


Em caso de ausência de manifestação de algum órgão ou entidade, ao fim do prazo inicial são encaminhados ofícios aos gabinetes destas unidades através do SEI, com novo prazo para atualização da tabela e de seus pontos focais.


Em ambas as etapas, as unidades que concluírem seu processo de atualização do CMBD deverão notificar a CGM sobre a conclusão através do e-mail ou no processo SEI que foi aberto para esta atividade.


Para o adequado preenchimento da tabela do CMBD, o ponto focal deverá repassar o link fornecido às diferentes unidades internas, assegurando que o procedimento atingirá a totalidade do órgão ou entidade, de modo a garantir que todas as bases de dados já estejam catalogadas ou sejam incluídas no Catálogo Municipal de Bases de Dados.


Recomenda-se que haja a participação efetiva de todos os Coordenadores/Diretores/Supervisores de unidades durante a atualização, de forma que o processo não fique centralizado apenas no ponto focal do órgão ou entidade. Da mesma forma, também pode ser necessária a participação de servidores que tenham maior proximidade com temáticas relacionadas à transparência de informações públicas, tecnologia da informação e governo aberto.


Ao final do processo, a CGM disponibilizará o arquivo com a compilação das tabelas atualizadas no Portal da Transparência e no Portal de Dados Abertos, em conjunto com um breve relatório do procedimento no qual se dará publicidade aos órgãos que não participaram desta atividade de atualização do CMBD.


AVISOS:

  • O CMBD pode ter sido preenchido de maneira equivocada no passado. É muito importante a conferência dos dados anteriores;
  • Não copie e cole informações de outras tabelas, pois isso poderá acarretar em erros na tabela fornecida aos órgãos e entidades;
  • Não faça o download da tabela fornecida para realizar a atualização. Todo o procedimento deve ser feito na tabela online enviada pela CGM;​


 

Perguntas Frequentes

 

O que é o Catálogo Municipal de Bases de Dados - CMBD?


O Catálogo Municipal de Bases de Dados – CMDB foi instituído pelo Decreto Municipal nº 54.779 de janeiro de 2014 e trata-se de uma catalogação ou lista de todas as bases de dados existentes nos órgãos e entidades da Prefeitura de São Paulo.

Sua implementação e manutenção, incluindo a coleta e atualização permanente das informações, cabe à Coordenadoria de Promoção da Integridade – COPI, da Controladoria Geral do Município – CGM.

O CMBD é atualizado semestralmente, uma vez que a alteração das bases de dados é constante. Para fins de sua atualização, os órgãos e entidades da Administração Pública Municipal deverão preencher a planilha do CMBD, enviada pela Divisão de Transparência Ativa (CGM/COPI/DTA), dentro do prazo fixado na comunicação oficial feita aos órgãos e entidades.


Qual a finalidade do Catálogo Municipal de Bases de Dados - CMBD?

O Catálogo Municipal de Bases de Dados – CMBD tem por finalidade divulgar uma listagem de todas as bases de dados produzidas pelos órgãos e entidades da Prefeitura de São Paulo de forma que seja possível para os cidadãos conhecerem quais os dados e informações os órgãos e entidades da Prefeitura possuem.


Qual a periodicidade de atualização do Catálogo Municipal de Bases de Dados - CMBD?

A atualização é feita semestralmente, nos meses de maio e novembro, visando sua disponibilização nos meses de junho e dezembro no Portal da Transparência e no Portal de Dados Abertos.


Quem pode acessar as bases de dados do CMBD?

O CMBD é somente a listagem, a identificação da existência das bases de dados e não a sua completa disponibilização, portanto qualquer cidadão pode baixá-lo no  Portal da Transparência e no Portal de Dados Abertos. O acesso aos bancos de dados em si é regido pela Lei de Acesso à Informação - LAI (Lei Federal nº 12.527, de 18/11/2011) e pelo Decreto Municipal nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012.


O que são dados?

Dados são todo e qualquer tipo de valor ou ocorrência registrada de forma que se possa extrair alguma informação.


O que é uma base de dados?

Base de dados é todo tipo de arquivo digital que contém mais de um dado e uma estrutura bem definida, normalmente em colunas e linhas, que podem ser manipulados por algum tipo de software, aplicativo, ferramenta eletrônica.

Exemplos: arquivos do Microsoft Excel, Libre Office Calc, Planilhas Google (formatos xls, xlsx, csv, etc.), bancos de dados Microsoft Access, SQL, bases de dados usadas por sistemas específicos etc.


O que é a extensão de um arquivo?

A extensão de um arquivo é o formato no qual ele foi salvo e serve para indicar qual o tipo de programa que pode abri-lo e utilizá-lo. Normalmente a extensão está no final do nome do arquivo após um ponto (.xls, .doc, .pdf, etc.), mas também consta nas propriedades do arquivo.


Quando uma base de dados deve constar no CMBD?

O CMBD deve conter todas as bases de dados armazenadas por órgãos e entidades da Administração Municipal Direta e Indireta. Caso a base seja resultado de um filtro, uma parte de outra base previamente catalogada ou a junção de duas outras bases e essas não alterem significativamente as informações obtidas, não há a necessidade de catalogá-la novamente. Da mesma forma, caso o arquivo seja apenas uma listagem simples de dados, cujas informações não podem ser trabalhadas ou não possuem nenhum interesse público, não é considerada uma base de dados que deve constar no CMBD.

Exemplos de bases que não necessitam ser catalogadas no CMBD:

 

1.  Uma base de dados das escolas de um bairro sendo que já existe a base de dados das escolas do município dividida por bairros, se a primeira não trouxer nenhum dado novo sobre as escolas desse bairro.

2.  Planilha com projetos, atividades e tarefas, quando este arquivo é utilizado apenas para a gestão interna da unidade.

3.  Arquivos, planilhas, tabelas utilizadas apenas como apoio no trabalho de preparação de documentos oficiais (p.ex. planilhas de planejamento orçamentário que são utilizadas na elaboração das Propostas de Lei Orçamentária Anual – PLOA).

4.   Lista das datas de aniversários, ramais ou contatos de servidores da unidade.

 

O que é um arquivo aberto?

Arquivo aberto é todo tipo de arquivo em formato não proprietário, ou seja, que pode ser acessado e utilizado por softwares livres e gratuitos. Exemplos: formatos texto como CSV ou TXT; documentos e planilhas nos formatos ODT, ODS etc..


Como gerar um arquivo aberto?

Atualmente é possível gerar um arquivo aberto tanto por meio da criação do mesmo em um software livre quanto pelo uso da opção "salvar como". No segundo caso, ao aparecer a janela na qual se deve escolher o local e o nome do arquivo, basta escolher, abaixo do nome do mesmo, também o formato de arquivo aberto, como por exemplo “CSV (separado por vírgulas), extensão .csv; “Texto separado por tabulações”, extensão .txt; “Planilha OpenDocument”, extensão .ods; “Texto do OpenDocument”, extensão .odt, etc.   


Arquivos PDF podem ser bases de dados?

Não, assim como não são um formato aberto. Além disso, vale salientar que um arquivo PDF não é garantia de não alteração ou uso dos dados de um arquivo.

Apesar disso, conjuntos de relatórios e/ou documentos sobre uma mesma temática que já estejam disponibilizados ativamente, seja através do portal institucional do órgão, seja através do Portal de Dados Abertos, podem ser considerados para o cadastramento no CMBD. Exemplos:

- Relatórios trimestrais de denúncias da Ouvidoria Geral do Município, que já estão disponibilizados em página única do Portal de Dados Abertos e do site da Ouvidoria podem ser considerados um conjunto de dados/informações que devem ser incluídos no CMBD;

- Uma planilha com informações sobre equipamentos públicos de uma determinada secretaria e sua utilização ou quantidade de atendimentos mensais deve ser incluída no CMBD;

- Um ofício tratando de assunto específico, e armazenado em formato .pdf, não será considerado para o cadastramento no CMBD.


Não sei alguma das informações pedidas sobre a base de dados.

Caso você não tenha entendido qual a informação requisitada na coluna, verifique o seu dicionário abaixo do cabeçalho da tabela. Caso continue com dúvida, entre em contato conosco. Se você não possuir alguma das informações ou não souber como acessá-las, procure o responsável de TI do seu órgão ou entre em contato com a CGM/COPI pelo e-mail portaldetransparencia@prefeitura.sp.gov.br.


Como descobrir quantas bases de dados possuo?

Primeiro é necessário entender o que é uma base de dados (ver explicações acima), após isso basta procurar por arquivos característicos de bases de dados, como tabelas do Excel, bancos de dados Access e bases de dados de sistemas utilizados pelo órgão ou entidade, sendo também recomendado entrar em contato e verificar com o responsável pela TI/informática do órgão as bases de dados existentes, inclusive aquelas que não estão sendo mais atualizadas mas que armazenam informações de períodos anteriores.

Caso você utilize um sistema que é disponibilizado pela PRODAM ou alguma outra entidade externa que não seja parte da administração direta da Prefeitura, esta entidade possui uma base com dados da Administração Municipal e suas informações podem ser obtidas em contato com essa entidade.


Utilizo um sistema/base de dados estadual ou federal

Caso seja possível extrair informações somente do município de São Paulo da base, ela deve ser registrada de forma semelhante aos exemplos a seguir:

- Famílias registradas no CADÚNICO (base de dados federal) no município de São Paulo.

- Censo Escolar (base de dados federal) com informações de unidades escolares no município de São Paulo.


O que é a Lei de Acesso à Informação?

A Lei nº 12.527, também conhecida como “LAI”, sancionada em 18 de novembro de 2011, regulamenta o direito constitucional de acesso dos cidadãos às informações públicas e é aplicável aos três Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. A LAI institui como princípio fundamental que o acesso à informação pública é a regra, e o sigilo somente a exceção.


O que são dados sigilosos?

A Lei de Acesso à Informação no Brasil prevê como exceções à regra de acesso os dados pessoais e as informações classificadas por autoridades como sigilosas.

Dados Pessoais são aquelas informações relacionadas à pessoa natural identificada ou identificável, como por exemplo os dados cadastrais, nome e endereço de um paciente da rede pública de saúde.

As informações classificadas como sigilosas são aquelas cuja Lei de Acesso à Informação prevê alguma restrição de acesso, mediante classificação por autoridade competente, como por exemplo as que possam oferecer riscos à segurança pública, ou dados sobre pesquisas científicas não concluídas.


Como saber se minha base de dados pode ser considerada sigilosa?
Conforme o Decreto Municipal nº 53.623, de 12 de Dezembro de 2012, que regula a Lei de Acesso à Informação em São Paulo, o direito de acesso à informação deve ter como diretriz a publicidade como preceito geral e o sigilo como exceção.
As exceções estarão sempre disciplinadas por lei e, neste sentido, cabe a leitura da abrangência da lei para melhor entendimento:


Art. 8º. Sujeitam-se ao disposto neste decreto os órgãos da Administração Direta, as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e as demais entidades controladas direta ou indiretamente pelo Município.

§ 1º. A divulgação de informações de empresas públicas, sociedades de economia mista e demais entidades controladas pelo Município que atuem em regime de concorrência, sujeitas ao disposto no artigo 173 da Constituição Federal, submete-se às normas pertinentes da Comissão de Valores Mobiliários, a fim de assegurar sua competitividade, governança corporativa e, quando houver, os interesses de acionistas minoritários.

§ 2º. Não se sujeitam ao disposto neste decreto as informações relativas à atividade empresarial de pessoas físicas ou jurídicas de direito privado, obtidas pela fiscalização tributária ou por outros órgãos ou entidades municipais no exercício de suas atividades regulares de fiscalização, controle, regulação e supervisão, cuja divulgação possa representar vantagem competitiva a outros agentes econômicos.


Art. 9º. O acesso à informação disciplinado neste decreto não se aplica:

I - às hipóteses de sigilo previstas na legislação, como fiscal, bancário, de operações e serviços no mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e segredo de justiça;

II - às informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.


Ademais, a
Comissão Municipal de Acesso à Informação – CMAI possui a prerrogativa de classificar a informação nos graus de sigilo reservado, secreto ou ultrassecreto mediante solicitação. Ou seja, no âmbito da Administração Municipal de São Paulo cabe apenas à CMAI a classificação de um dado ou informação como sigiloso.


O que fazer quando a base possui dados sigilosos?

Como o catálogo é apenas a listagem e não a disponibilização das próprias bases de dados, basta informar no campo designado que a base possui dados sigilosos.


base de dados não é mais utilizada ou está desatualizada.

É importante que nenhuma base previamente informada no CMBD seja excluída, sendo cabível apenas a alteração do seu status no campo designado para isso. Caso se trate de uma base que não é mais utilizada e ainda não havia sido catalogada no CMBD ainda é necessário que ela seja registrada e que seja informado que ela está inativa.

Caso a responsabilidade pela base tenha sido transferida para outro órgão basta registrar os arquivos da base que ainda estão sob controle do órgão (anteriores à transferência) alterando seu status no campo designado.

 

IMPORTANTE 

Lembramos que as bases e arquivos de dados a serem catalogados no CMBD são apenas aqueles geridos pelo próprio órgão. Atenção a alguns sistemas, a saber:

SEI – é de competência de SMIT/SMG

SIGPEC - é de competência de SMG

SOF - é de competência de SF

TID - é de competência de SGM 



Descrição dos Campos:


Órgão ou Entidade: é a denominação, por extenso, do órgão ou entidade a que a base de dados pertence.


Sigla: é a sigla do órgão ou entidade.


Seção Responsável: é o setor – coordenadoria, divisão, supervisão etc. –   responsável pela base de dados.


Código / Nome PRODAM: Nos casos em que a base tem registro na PRODAM, a informação deverá constar nesse campo. Na tabela da PRODAM, o código é a sequência de caracteres que precede o nome do sistema, na coluna "Projeto". Em caso de dúvidas, você deverá questionar o setor de TI/Informática de seu órgão. Não havendo tal registro, o campo deve ser preenchido com a expressão “Não se aplica”.


Título da Base: Deve-se preencher com o nome da base de dados. No caso de base da PRODAM, deve-se utilizar exatamente o nome que consta na coluna "Projeto".


Categoria Temática: Deve-se identificar qual o tema (assunto) da referida base de dados.


Palavras-chave: Neste campo, deve-se colocar, ao menos, três palavras-chave que ajudem a identificar o conteúdo da base de dados.


Resumo: Deve-se fazer uma breve descrição sobre a função da base de dados.


Histórico: É como se fosse o “registro de nascimento” da base de dados. Deve conter informações sobre o porquê da referida base ter sido criada e quando ela foi criada.


Série histórica: relação entre o registro mais antigo da base e o mais novo. Por exemplo, 2001-2007; 2016-atual; 2005-2009 etc.


Periodicidade: Indicar com qual periodicidade a base de dados é atualizada (anual, mensal, semanal, diária etc.).


Procedência de Dados: Deve-se indicar de onde vêm os dados que alimentam a base de dados: por exemplo relatórios, cadastro ou registro, levantamentos, requerimentos etc.


Extensão Geográfica: Indicar qual a abrangência geográfica dos dados da base. Exemplo: setor / funcionários, município, Subprefeitura, distrito etc.


Nível de Desagregação: Indicar qual a unidade mínima a que aquele dado se refere. Por exemplo, numa tabela com dados de servidores, trata-se de um registro individual de cada servidor; no caso de uma base de dados de equipamentos públicos, cada linha da base de dados registra um único equipamento; num mapa, pode ser o Setor-Quadra-Lote etc.


Situação do Processo: Para bases de dados em uso indicar “ATIVA”, caso a base não estiver mais em uso, indicar o status e a data que deixou de ser utilizada “INATIVA - Desde:”. No caso de bases da PRODAM, verificar na coluna "Ativo (S/N)" se a base consta como ativa ou inativa.


Existe(m), nesta base de dados, informação(ões) classificada(s) em algum grau de sigilo?: Se a base for protegida por algum grau de sigilo, tal como definido pela Comissão Municipal de Acesso à Informação – CMAI, deve-se indicar qual a legislação que determina essa classificação. (Para mais detalhes veja o item acima: Como saber se minha base de dados pode ser considerada sigilosa?)


Forma(s) de disponibilização: Indicar de que forma esta base de dados está disponível para o munícipe ou poderá ser disponibilizada em caso de pedido via e-SIC (download pela internet, e-mail, CD / DVD / pendrive,etc).


Endereço e procedimentos para acesso: Discriminar qual o procedimento de acesso à base, seja fisicamente (endereço do órgão e telefone), seja digitalmente (endereço de internet, e-mail etc.).


Tipo de Armazenamento: chamam-se “Banco de Dados” as bases de maior complexidade, geralmente desenvolvidas pela PRODAM por outras empresas ou organizações. Já “Arquivos de Dados” são bases menores e mais simples, em geral para uso específico do órgão/entidade ou unidade, disponíveis em arquivos Excel (.xls) Access (MDB), ODT etc.


Sistema Gerenciador de Banco de Dados: Discriminar qual programa gerencia o banco de dados onde os arquivos estão armazenados, ou seja, de que forma os dados que lá constam são gravados e acessados. Em caso de dúvidas, consulte o responsável pela TI/informática do órgão.


Formato do arquivo: Indicar o tipo de arquivo de que se trata: se é uma tabela, planilha, texto, mapa, conjunto de arquivos, imagens etc.


Extensão do arquivo: Indicar a extensão dos arquivo. As extensões são sufixos ou códigos ao final do nome do arquivo que nomeiam o seu formato e também a função que desempenham em um computador. Exemplo: .xlsx, .docx, .pdf, .ods, .csv, .txt, .mdb etc.


Ambiente de produção e versão: Indicar o programa / software em que a base de dados foi construída (SQL, Access, Excel ou outras). Em caso de dúvidas, você deverá questionar o setor de TI/Informática de seu órgão. Na tabela da PRODAM, essa informação consta na coluna "Software".


Tipo(s) de representação: Indicar se o tipo de representação é alfanumérica (textos, números, códigos em tabelas), matricial (pixel – por exemplo, imagens digitais), vetorial (coordenadas - por exemplo, mapas) ou outro tipo. Em caso de dúvidas, você deverá questionar o setor de TI/Informática de seu órgão


ATENÇÃO: Os campos abaixo devem ser preenchidos apenas nos casos em que a base de dados for um mapa digital ou arquivo cartográfico semelhante. Se não for o caso da base que está sendo listada no CMBD, deve-se preencher com a expressão “NÃO SE APLICA”:


Escala (apenas para representação vetorial ou matricial): Deve-se indicar a escala de representação utilizada no mapa ou arquivo cartográfico.


Sistemas de referência: Devem-se indicar os sistemas de referência utilizados (exemplos: SAD, WTM, UTM, SIRGAS, WGS, etc.).


Base cartográfica utilizada: Deve-se indicar qual a base cartográfica foi utilizada na construção do mapa (exemplos: Mapa Digital da Cidade - GeoSampa, Geolog, Google Maps, OpenMaps etc.).


 

Dúvidas no preenchimento da planilha do CMBD


Caso tenha alguma dúvida quanto à terminologia, verifique o item “Dúvidas Frequentes”. No caso de dúvida sobre o preenchimento dos campos, verifique o item “Descrição dos Campos”.


Em geral também se recomenda consultar a área de TI/Informática do órgão ou entidade para identificar as bases de dados existentes e suas atualizações, bem como o preenchimento adequado do CMBD.


Por fim, caso necessário, a Coordenadoria de Promoção da Integridade, por meio da Divisão de Transparência Ativa e Dados Abertos – DTA, poderá oferecer auxílio para o preenchimento do Catálogo Municipal de Bases de Dados –  CMBD através do e-mail (portaldetransparencia@prefeitura.sp.gov.br) ou pelo telefone (11) 3334-7140.​ 

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