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Manual do Catálogo Municipal de Bases de Dados (CMBD)

 

​O que é o Catálogo Municipal de Bases de Dados - CMBD?

O Catálogo Municipal de Bases de Dados (CMBD) foi instituído pelo Decreto Municipal nº 54.779 de janeiro de 2014 e trata-se de uma catalogação de todas as bases de dados da Prefeitura de São Paulo.

Sua implementação e manutenção, incluindo a coleta e atualização permanente das informações, cabe à Coordenadoria de Promoção da Integridade - COPI, da Controladoria Geral do Município, em articulação institucional com o Departamento de Produção e Análise de Informação – DEINFO, da Secretaria Municipal de Urbanismo e Licenciamento.

O Catálogo Municipal de Bases e Dados – CMBD,  necessita de atualizações periódicas, uma vez que a alteração das bases de dados é constante. Para fins de sua atualização, os órgãos e entidades da Administração Pública Municipal que mantenham bases de dados deverão preencher a nova planilha do CMBD e enviar à Controladoria Geral do Município, no prazo fixado por Ofício.

Qual a finalidade do Catálogo Municipal de Bases de Dados - CMBD?

O Catálogo Municipal de Bases e Dados – CMBD tem por finalidade divulgar uma listagem de todas as bases de dados produzidas pelos órgãos e entidades da Prefeitura de São Paulo de forma que seja possível para o munícipe saber quais as informações os órgãos e entidades da Prefeitura possuem.

Qual a periodicidade de atualização do Catálogo Municipal de Bases de Dados - CMBD?

A atualização é feita anualmente, mas a partir de 2018 esse período será semestral, nos meses de Maio e Novembro.

Qual a melhor forma de fazer a atualização dos dados do Catálogo Municipal de Bases de Dados - CMBD?

Como localizar as planilhas do CMBD?

Preenchimento da planilha com os dados anteriores:

  • Abra a planilha completa do CMBD (anos anteriores) e procure os dados do Órgão Municipal que você representa.

Atenção, pode ser que a nomenclatura do Órgão Municipal que você representa esteja desatualizada. Verifique também pela antiga nomenclatura (ex: Subprefeitura (nomenclatura antiga) e Prefeitura Regional (novo nomenclatura).

  • Copie todos os dados do Órgão Municipal que você representa para a  nova planilha do CMBD (2017).

Verificação dos dados e preenchimento da planilha do CMBD:

  • Entre em contato com o setor de Tecnologia da Informação (TI) do seu departamento e peça auxílio para o levantamento das bases de dados criadas pelo seu órgão (ativas e inativas).

  • Verifique e atualize as informações advindas do antigo CMBD:

  • Nomenclaturas e siglas do Órgão Municipal que você representa;

  • Status da Base de Dados (Ativa/Inativa). Nunca apague uma base de dados! Altere apenas seu status.

  • Preenchimento dos Campos (ver item “Descrição dos Campos”, com as instruções para correto preenchimento dos campos).

O CMBD pode ter sido preenchido de maneira equivocada. É muito importante a conferência dos dados anteriores!

  • Atualize a planilha com as Bases de Dados, criadas no Órgão Municipal que você representa, que não constam no CMBD.

Dúvidas no preenchimento da planilha do CMBD:

Caso tenha alguma dúvida quanto à terminologia, verifique o item Dúvidas Frequentes.

No caso de dúvida para preenchimento dos campos, verifique o item Descrição dos Campos.

Por fim, caso necessário, a Coordenadoria de Promoção da Integridade, por meio da Divisão de Transparência Ativa e Dados Abertos – DTA, poderá oferecer auxílio para o preenchimento do Catálogo Municipal de Bases de Dados (CMBD) através do  e-mail (portaldetransparencia@prefeitura.sp.gov.br) ou pelo telefone (11) 3334-7116.



Descrição Dos Campos:

A planilha do CMBD é formada pelos seguintes campos:

Órgão ou Entidade: é a denominação, por extenso, do órgão ou entidade a que a base de dados pertence.

Sigla: é a sigla do órgão ou entidade.

Seção Responsável: é o setor responsável pela base de dados.

Código / Nome PRODAM: Nos casos em que a base tem registro na PRODAM, a informação deverá constar nesse campo. Na tabela da PRODAM, o código é a sequência de caracteres que precede o nome do sistema, na coluna "Projeto". Em caso de dúvidas, você deverá questionar o setor de TI de seu órgão. Não havendo tal registro, o campo deve ser preenchido com a expressão “Não se aplica”.

CLIQUE AQUI​ para baixar o catálogo de bases de dados. Localize o seu para obter os dados correspondentes às suas bases.

Título da Base: Deve-se preencher com o nome da base de dados. No caso de base da PRODAM, deve-se utilizar exatamente o nome que consta na coluna "Projeto".

Categoria Temática: Deve-se identificar qual o tema (assunto) da referida base de dados.

Palavras-chave: Neste campo, deve-se colocar, ao menos, 3 palavras-chave que ajudem a identificar o conteúdo da base de dados.

Resumo: Deve-se fazer uma breve descrição sobre a função da base de dados.

Histórico: É como se fosse o “registro de nascimento” da base de dados. Deve conter informações sobre o porquê da referida base ter sido criada e quando.

Série histórica: relação entre o registro mais antigo da base e o mais novo. Por exemplo, 2001-2007; 2016-atual; 2005-2009 etc.

Periodicidade: Indicar com qual periodicidade a base de dados é atualizada.

Procedência de Dados: Deve-se indicar de onde vêm os dados que alimentam a base de dados: relatórios, cadastro ou registro, levantamentos, requerimentos etc.

Extensão Geográfica: Indicar qual a abrangência geográfica dos dados da base. Exemplo: setor / funcionários, município, Prefeitura Regional, bairro etc.

Nível de Desagregação: Indicar qual a unidade mínima a que aquele dado se refere. Por exemplo, numa tabela com dados de servidores, trata-se de um Registro individual ou pontual (pessoa, estabelecimento, objeto, ponto etc.); num mapa, pode ser o Setor-Quadra-Lote etc.

Situação do Processo: Para bases de dados em uso indicar “ATIVA”, caso a base não estiver mais em uso, indicar o status e a data que deixou de ser utilizada “INATIVA - Desde:”. No caso de bases da PRODAM, verificar na coluna "Ativo (S/N)" se a base consta como ativa ou inativa.

Existe(m), nesta base de dados, informação(ões) classificada(s) em algum grau de sigilo?: Se a base for protegida por algum grau de sigilo, deve-se indicar qual a legislação que determina essa classificação.(Para mais detalhes veja: Como saber se minha base de dados pode ser considerada sigilosa?)

Forma(s) de disponibilização: Indicar de que forma esta base de dados está disponível para o munícipe ou poderá ser disponibilizada em caso de pedido via e-SIC (internet, e-mail, CD / DVD / Pendrive,etc).

Endereço e procedimentos para acesso: Discriminar qual o procedimento de acesso à base, seja fisicamente (endereço do órgão e telefone), seja digitalmente (endereço de internet/intranet/email).

Tipo de Armazenamento: chamam-se “Banco de Dados” as bases de maior complexidade, geralmente feitas por ou em parceria com terceiros. Já “Arquivos de Dados” são bases menores, para uso meramente local, feitas em arquivos XLS, MDB, ODT etc.

Sistema Gerenciador de Banco de Dados: Discriminar qual programa gerencia a base de dados; de que forma os dados que lá constam são lidos ou acessados.

Formato do arquivo: Indicar o tipo de arquivo de que se trata: se é uma planilha, texto, um mapa, um conjunto de arquivos, desenhos etc.

Extensão do arquivo: Indicar a extensão do arquivo. As extensões são sufixos que nomeiam o seu formato e também a função que desempenham em um computador. Exemplo: XLS, DOC, ODS, TXT, etc.

Ambiente de produção e versão: Indicar o programa / software em que a base de dados foi construída (SQL, Access, Excel ou outras). Em caso de dúvidas, você deverá questionar o setor de TI de seu órgão. Na tabela da PRODAM, essa informação consta na coluna "Software".

Tipo(s) de representação: Indicar se o tipo de representação é alfanumérica (textos, números em tabelas), matricial (pixel – por exemplo, imagens digitais), vetorial (coordenadas - por exemplo, mapas) ou outro tipo.

ATENÇÃO: Os campos abaixo devem ser preenchidos apenas nos casos em que a base de dados for um mapa ou semelhante. Se não for o caso da base que está sendo listada, deve-se preencher com a expressão “NÃO SE APLICA”:

Escala (apenas  para representação vetorial ou matricial): Deve-se indicar a escala.

Sistemas de referência: Devem-se indicar os sistemas de referência (exemplo: SAD, SIRGAS, WGS, etc).

Base cartográfica utilizada: Deve-se indicar qual a base cartográfica foi utilizada.



Perguntas Frequentes

Quem pode acessar as bases de dados do CMBD?

O CMBD é somente a listagem das bases de dados e não sua disponibilização, portanto qualquer cidadão pode baixá-lo no Portal da Transparência. O acesso aos bancos de dados em si é regido pela Lei de Acesso à Informação - LAI (Lei 12.527, de 18/11/2011).

O que são dados?

Dados são todo e qualquer tipo de valor ou ocorrência registrada de forma que se possa extrair alguma informação.

O que é uma Base de Dados?

Base de dados é todo tipo de arquivo digital que contém mais de um dado e uma estrutura bem definida, normalmente em colunas e linhas, que podem ser manipulados por algum tipo de software.

Exemplos: Planilhas do excel (xls, csv, etc.), bases de dados SQL, bases de dados usadas por sistemas, etc.

O que é a extensão de um arquivo?

A extensão de um arquivo é o formato no qual ele foi salvo e serve para indicar qual o tipo de programa que pode utilizá-lo. Normalmente a extensão está no final do nome do arquivo após um ponto (.xls, .doc, .pdf, etc.), mas também consta nas propriedades do arquivo.

Quando uma base deve constar no CMBD?

O CMBD deve conter todas as bases de dados da Prefeitura. Caso a base seja resultado de um filtro, uma parte de outra base previamente catalogada ou a junção de duas outras bases e essas não alterem significativamente as informações obtidas, não há a necessidade de catalogá-la novamente. Da mesma forma, caso o arquivo seja apenas uma listagem simples cujas informações não podem ser trabalhadas não é considerada uma base de dados.



Exemplos de bases que não necessitam ser catalogadas:

1.   Uma base de dados das escolas de um bairro sendo que já existe a base de dados das escolas do município dividida por bairros, se a primeira não trouxer nenhum dado novo sobre as escolas desse bairro.

2.   Lista da data de aniversários da divisão.

O que é um arquivo aberto?

Arquivo aberto é todo tipo de arquivo em formato não proprietário, ou seja, que é acessado e controlado por softwares livres e gratuitos. Exemplos: .CSV, .ODT, .ODS, etc.

Como gerar um arquivo aberto?

Atualmente é possível gerar um arquivo aberto tanto por meio da criação do mesmo em um software livre quanto pelo uso da opção "salvar como". No segundo caso, ao aparecer a janela na qual se deve escolher o local e o nome do arquivo, basta escolher, também, o formato do arquivo abaixo do nome do mesmo.

Arquivos PDF podem ser bases de dados?

Não, assim como não são um formato aberto. Além disso, vale salientar que um arquivo PDF não é garantia de não alteração ou uso dos dados de um arquivo.

Não sei alguma das informações pedidas sobre a base de dados.

Caso você não tenha entendido qual a informação requisitada na coluna, passe o mouse por cima da célula e uma explicação aparecerá. Caso continue com dúvida, entre em contato conosco. Se você não possuir alguma das informações ou não souber como acessá-las, procure o responsável de TI do seu órgão ou entre em contato conosco.

Como descobrir quantas bases de dados possuo?

Primeiro é necessário entender o que é uma base de dados, após isso basta procurar por arquivos característicos de bases de dados, como tabelas do excel e bases de dados de sistemas utilizados pelo órgão, fazendo-se interessante entrar em contato com o responsável de TI do órgão. Caso você utilize um sistema que é disponibilizado pela PRODAM ou alguma outra entidade externa que não seja parte da administração direta da Prefeitura, aquele possui uma base de dados e suas informações podem ser obtidas em contato com essa entidade.

Utilizo um sistema/base de dados estadual ou federal

Caso seja possível extrair informações somente do município da base, ela deve ser registrada de forma semelhante ao exemplo a seguir:

Famílias registradas no CADÚNICO (base de dados federal) no município de São Paulo.

O que é a Lei de Acesso à Informação?

A Lei nº 12.527, sancionada em 18 de novembro de 2011, regulamenta o direito constitucional de acesso dos cidadãos às informações públicas e é aplicável aos três Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. A Lei institui como princípio fundamental que o acesso à informação pública é a regra, e o sigilo somente a exceção.

O que são dados sigilosos?

A Lei de Acesso à Informação no Brasil prevê como exceções à regra de acesso os dados pessoais e as informações classificadas por autoridades como sigilosas.

Dados Pessoais são aquelas informações relacionadas à pessoa natural identificada ou identificável. Informações classificadas como sigilosas são aquelas cuja Lei de Acesso à Informação prevê alguma restrição de acesso, mediante classificação por autoridade competente.


Como saber se minha base de dados pode ser considerada sigilosa?
Conforme o Decreto nº 53.623, de 12 de Dezembro de 2012, que regula a Lei de Acesso à Informação no município de São Paulo, o direito de acesso à informação deve ter como diretriz a publicidade como preceito geral e o sigilo como exceção.
As exceções estarão sempre disciplinadas por lei, neste sentido, cabe a leitura da abrangência da lei para melhor entendimento:


Art. 8º. Sujeitam-se ao disposto neste decreto os órgãos da Administração Direta, as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e as demais entidades controladas direta ou indiretamente pelo Município.


§ 1º. A divulgação de informações de empresas públicas, sociedades de economia mista e demais entidades controladas pelo Município que atuem em regime de concorrência, sujeitas ao disposto no artigo 173 da Constituição Federal, submete-se às normas pertinentes da Comissão de Valores Mobiliários, a fim de assegurar sua competitividade, governança corporativa e, quando houver, os interesses de acionistas minoritários.


§ 2º. Não se sujeitam ao disposto neste decreto as informações relativas à atividade empresarial de pessoas físicas ou jurídicas de direito privado, obtidas pela fiscalização tributária ou por outros órgãos ou entidades municipais no exercício de suas atividades regulares de fiscalização, controle, regulação e supervisão, cuja divulgação possa representar vantagem competitiva a outros agentes econômicos.


Art. 9º. O acesso à informação disciplinado neste decreto não se aplica:


I - às hipóteses de sigilo previstas na legislação, como fiscal, bancário, de operações e serviços no mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e segredo de justiça;


II - às informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.


Ademais, a Comissão Municipal de Acesso à Informação possui a prerrogativa de classificar a informação nos graus de sigilo reservado, secreto ou ultrassecreto mediante solicitação.

O que fazer quando a base possui dados sigilosos?

Como o catálogo é apenas a listagem e não a disponibilização das bases, basta informar no campo designado que a base possui dados sigilosos.

A base de dados não é mais utilizada ou está desatualizada.

É importante que nenhuma base previamente estabelecida no CMBD seja excluída, sendo cabível apenas a alteração do seu status no campo designado. Caso se trate de uma base que não é mais utilizada e ainda não havia sido citada no CMBD ainda é necessário que ela seja registrada e que seja informado que está inativa.

Caso a responsabilidade pela base tenha sido transferida para outro órgão basta registrar os arquivos da base que ainda estão sob seu controle (anteriores à transferência) alterando seu status no campo designado.


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